Общий отдел

ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
1. Обеспечение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации города.
2. Обеспечение методической помощи структурным подразделениям администрации города по вопросам делопроизводства.
3. Обеспечение контроля исполнения поручений и правовых актов администрации города, служебных документов и обращений граждан в соответствии с нормами, установленными регламентом администрации города, настоящим положением.
4. Организационное, документационное, информационное, электронное, хозяйственное обеспечение полномочий администрации города.
5. Организационно-техническая подготовка правовых актов администрации города к принятию и их издание.
6. Обеспечение единого учета и сохранности правовых актов администрации города для передачи на хранение в архив.

ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными задачами Отдел выполняет следующие функции:
1. В области документационного обеспечения:
1.1. Обеспечивает единый порядок прохождения документов в соответствии с регламентом администрации города.
1.2.  Осуществляет регистрацию:
- входящей документации в администрацию города для направления на рассмотрение Главе города;
- письменных и устных обращений граждан;
- исходящих документов за подписью Главы города и  его заместителей;
- принятых муниципальных правовых актов администрации города.
1.3. Ведет учет:
- письменных и устных обращений граждан, направляет их в соответствии с резолюцией Главы города для решения поставленных вопросов должностным лицам структурных подразделений администрации, организаций и учреждений города;
- граждан, награжденных Почетными грамотами и Благодарственными письмами Главы города, посредством введения данных в электронную базу.
1.4. Контролирует соблюдение сроков:
- исполнения поручений, содержащихся в письмах, протоколах и нормативно-правовых актах правительства и Губернатора Красноярского края, Главы города, муниципальных правовых актах, служебных документах структурными подразделениями администрации и должностными лицами администрации города;
- прохождения согласований проектов муниципальных правовых актов администрации города;
- подготовки ответов структурными подразделениями администрации города на обращения в адрес Главы города и его заместителей (в том числе на обращения граждан);
своевременного рассмотрения письменного либо устного обращений граждан.
1.5. Участвует в разработке инструктивных документов по делопроизводству, осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.
Проводит консультации по вопросам делопроизводства (в том числе в СЭД «Дело») в администрации города для структурных подразделений администрации города, разрабатывающих  муниципальные правовые акты.
1.6. Исполняет функцию организатора:
- приема граждан Главой города и его заместителями;
- согласования проектов муниципальных правовых актов администрации города соответствии с регламентом, при необходимости направляет их на доработку исполнителю;
- работы по обращениям граждан.
1.7. Исполняет техническую работу:
- по направлению электронных копий утвержденных и зарегистрированных правовых актов администрации города исполнителям, в СМИ для опубликования;
- по отправке почтовой корреспонденции, рассылке документов, в том числе в структурные подразделения администрации города, предприятия, учреждения и организации города;
- по заверению копий документов;
- по выполнению ксерокопий муниципальных правовых актов администрации города для структурных подразделений  администрации города.
1.8. Осуществляет текущий контроль за выполнением перспективного плана работы администрации города.
Участвует в формировании повестки дня административных планерок у Главы города, а также в подготовке совещаний, заседаний, проводимых Главой города.
1.9. Совместно с отделом правового и кадрового обеспечения обеспечивает подготовку и представление информации, подлежащей включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов.
1.10. Предоставляет информацию:
- в администрацию Губернатора и правительство Красноярского края, прокуратуру г. Дивногорска о принятых муниципальных правовых актах администрации города с приложением копий документов (на бумажном и электронном носителях) и сведения об их опубликовании, размещении на официальном сайте администрации Дивногорска;
- о ходе и результатах исполнения поручений (документов) в виде аналитической справки для Главы города (еженедельно) и заместителя Главы города – руководителя аппарата (еженедельно);
- о принятых решениях по обращениям граждан (ежемесячно);
- заместителю Главы города – руководителю аппарата о деятельности Отдела для подготовки отчета Главы города за год;
- в архив администрации Дивногорска  о составе и объеме фондов, хранящихся в Отделе.
1.11. Разрабатывает номенклатуру дел и осуществляет комплектование архивных документов, находящихся в ведении Отдела, для своевременной сдачи в архив.

2. В области материально-технического обеспечения:
2.1. Обеспечивает администрацию города всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.
2.2. Обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий с соблюдением лимитов.
2.3. Осуществляет приобретение расходных материалов для оргтехники, канцелярских принадлежностей,  обеспечивает сохранность и своевременный ремонт копировальной аппаратуры.
2.4. Организует электронное обеспечение документооборота, бесперебойную работу компьютеров и периферийных устройств.
2.5. Обеспечивает работу и обновление программных комплексов "Консультант Плюс", "1-С Бухгалтерия", "СБИС", "Налогоплательщик", "Пенсионный фонд", "Канцелярия", Программа СЭД «Дело».
2.6. Обеспечивает антивирусную защиту компьютерной сети администрации города.
2.7. Организует техническое обслуживание совещаний, встреч, конференций, проводимых в администрации города, организовывает их протокольное оформление.
2.8. Проверяет и анализирует состояние ведения делопроизводства в структурных подразделениях администрации города.

Перечень законов и иных нормативных актов, определяющих задачи и функции

Конституция Российской Федерации; 

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485   «О государственной тайне»; 

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ   «Об архивном деле в Российской Федерации»; 

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; 

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334  «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893);

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Закон Красноярского края от 18.12.2008 № 7-2635 «О Регистре муниципальных правовых актов Красноярского края»;

Устав  МО г. Дивногорска;

Регламент администрации города Дивногорска, утвержденный постановлением администрации города Дивногорска от 22.12.2010 № 925п;

Инструкция по делопроизводству в администрации города Дивногорска, утвержденная постановлением администрации города Дивногорска 07.10.2011 № 236п;

Положение об общем отделе, утвержденное постановлением администрации города Дивногорска 10.10.2011 № 245п;